Integritetspolicy

 

integritetspolicy

1. vår integritetetspolicy

1.1.                    Vi, Xplore Fitness AB (org. nr. 559079-6529), värnar om din integritet och strävar efter att erbjuda våra medlemmar och besökare tjänster och produkter som inte äventyrar deras integritet.

1.2.                    Genom denna Integritetspolicy (”Policyn”) från Xplore Fitness AB förklarar vi hur vårt proaktiva integritetsskyddsarbete har integrerats i de tjänster, produkter och erbjudanden som vi tillhandahåller dig som medlem, besökare eller samarbetspartner.

1.3.                    Policyn beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på den adress som anges i punkt 11, nedan.

1.4.                    Genom att besöka vår webbplats, ingå ett avtal om medlemskap eller kontakta oss accepterar du Policyn och vår behandling av dina personuppgifter. Du godkänner också att Xplore Fitness AB använder elektroniska kommunikationskanaler för att skicka information till dig. Det är viktigt att du läser och förstår Policyn innan du använder våra tjänster och produkter samt deltar i våra aktiviteter.

1.5.                    Vi kan komma att göra ändringar i denna Policy. Om vi genomför betydande förändringar kommer vi att meddela dig, så du får möjlighet att granska ändringarna innan de träder i kraft. Din fortsatta användning av våra tjänster och produkter efter att vi har offentliggjort eller meddelat dig om våra ändringar av denna Policy innebär att du förstår och accepterar den uppdaterade Policyn.

2. vem är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter?

2.1.                    Xplore Fitness AB (org. nr. 559079-6529), Skomaskingatan 6, 702 27 Örebro, är personuppgiftsansvarig för personuppgifter den samlar in, behandlar eller lagrar i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

3. vilka personuppgifter samlar vi in från dig?

Allmänt om insamling av personuppgifter från våra kunder och användare

3.1.                    Vi kan komma att samla in personuppgifter om våra medlemmar, besökare och personer som deltar i aktiviteter arrangerade av Xplore Fitness AB på flera olika sätt. Med personuppgifter menas varje upplysning som avser direkt eller indirekt identifiera en fysisk person.

3.2.                    Vi uppmanar dig att utöva försiktighet när du lämnar information till oss, särskilt i samband med fritextrutor som exempelvis kan finnas på vår hemsida. Vissa av våra tjänster och produkter är automatiserade och kan därför inte känna igen att du har av misstag lämnat felaktiga eller känsliga personuppgifter.

Information som våra användare och kunder tillhandahåller

3.3.                    Du kan när som helst komma att behöva lämna personuppgifter till Xplore Fitness AB när de är i kontakt med oss eller använder sig av våra tjänster och produkter. Exempelvis:

1. a) När du skapar en användarprofil och konto på vår webbplats, bokar in träningspass, köper våra tjänster och produkter, registrerar dig för nyhets- och produktinformation eller laddar ner information, uppdateringar och andra material kan vi komma att begära att du lämnar olika typer av personuppgifter såsom namn, post-, leverans- och faktureringsadress, e-postadress, mobil- eller annat telefonnummer, faxnummer, arbetsgivare, köp- och betalningsinformation, användarnamn och lösenord.
2. b) När du returnerar, reklamerar eller i övrigt kontaktar oss för olika ärenden kan vi komma att begära personuppgifter såsom medlemsuppgifter, kontaktuppgifter, produktinformation, bank och betalningsuppgifter, arbetsgivare, IP-adresser, uppgifter om var du befinner dig geografiskt och anledning för att kontakta oss och den information som vi tillhandahåller dig i samband med din kontakt med oss.
3. c) När du kontaktar oss eller tillhandahåller dina personuppgifter för att delta i våra aktiviteter, motta marknadsföringsmaterial och reklam, information om våra tjänster och produkter samt andra aktiviteter kan vi komma att begära att du lämnar personuppgifter såsom namn, postadress, e-postadress, mobil- eller annat telefonnummer.

3.4.                    Vissa av våra onlinetjänster, webbsidan och online-aktiverade tjänster samlar in och tillhandhåller oss information om våra besökare, exempelvis:

1. a) Detaljer om det online-innehåll som visas eller integreras med på vår webbplats, exempelvis information om din webbläsare, webbplatser som du besöker och val av objekt och vilka objekt som användaren ”klickar på”.
2. b) Tjänste- eller serverloggar, lagringsinformation om din användning av våra tjänster, produkter eller webbplatser, såsom IP-adress, webbläsarinformation (inklusive HTTP-användaragentsträngar), HTTP-klientförfrågningsinformation och tid och plats för dina aktiviteter, domäner, enhet och programinställningar, fel och maskinvaruaktivitet.

I allmänhet samlas sådan onlineinformation med hjälp av digitala identifierare, såsom webbläsarkakor, plugin eller kundens eller användarens IP-adress. Dessa identifierare används för att skilja den information som tillhandahålls av den maskinvara eller webbläsare som används. Vi kan dock associera den samlade informationen med ditt medlemskonto. För mer information om cookies och vår Cookie Policy se Avsnitt 6 nedan.

3.5.                    Våra tjänster är dynamiska och vi kan komma att lansera nya funktioner, som kan innebära insamling av nya uppgifter om kunder och användare. När vi samlar in nya personuppgifter eller använder dina personuppgifter för andra ändamål, kommer vi att meddela dig samt, om det är relevant, även att uppdatera denna Policy.

4. hur använder vi dina personuppgifter?

4.1.                    Hur vi använder dina personuppgifter beror på vilka tjänster och produkter du använder samt vilka aktiviteter som du deltar i. Vi använder dina uppgifter exklusivt för att tillhandahålla, underhålla och anpassa våra tjänster och produkter samt aktiviteter samt tillgängliggöra dem på ett sätt som är relevant och användbart för våra medlemmar och besökare.

4.2.                    Mer specifikt använder vi personuppgifter som vi samlar in för följande ändamål:

1. a) Vi använder dina inloggningsuppgifter för att bekräfta din identitet och i egenskap av medlem ge dig tillgång till våra gym eller andra tjänster, produkter och tränings- och hälsoaktiviteter.
2. b) Vi använder oss av personuppgifter i syfte att bearbeta medlemmars, besökarnas och aktivitetsdeltagarnas beställningar såsom bokning av träningspass, deltagande i tränings- och hälsoaktiviteter eller köp av produkter och tjänster såsom träningsartiklar, massage och personlig träning.
3. c) Vi kan kommunicera med dig, t.ex. om utbudet av tjänster, säkerhet eller annan liknande kommunikation kring våra tjänster och produkter. Det kan avse information om hur du kan använda tjänsterna, uppdateringar och påminnelser. Du kan alltid ändra dina val för kommunikation. Notera att du inte kan välja bort medlems- och deltagarmeddelanden från oss, inbegripet meddelanden om säkerhet, driftinformation eller andra legala, regulatoriska eller förhållningsfrågor.
4. d) Vi använder personuppgifter om medlemmar och besökare för att skicka inbjudningar och kommunicera kring våra tjänster och produkter, i syfte att främja dem. Information om tjänste- och produktutbudet eller nytt innehåll i tjänster och produkter som du har tillgång till skickas när det är relevant för din användning av våra tjänster och produkter eller ditt deltagande i våra tränings- och hälsoaktiviteter.
5. e) Vi använder data (som kan inkludera din kommunikation med oss) som är nödvändig för att undersöka, besvara och hantera klagomål, reklamationer och medlemsproblem.
6. f) Vi ständigt utvecklar våra onlinetjänster för att kunna erbjuda konkurrenskraftiga lösningar och aktiviteter till våra medlemmar och besökare. Därför kan vi komma att genomföra olika typer av medlemsundersökningar. Vi eller av oss anlitade företag kan därmed komma att använda personuppgifter för att kommunicera med dig som medlem samt genomföra olika former av undersökningar av våra tjänster, produkter och övriga aktiviteter.
7. g) Om kunder eller användare fyller i ett avtals- eller webbkontaktformulär med namn, e-postadress, telefonnummer, preferenser etc. så använder vi dessa uppgifter för att besvara på frågor; skicka information eller utföra andra uppgifter som vi blir ombedda.
8. h) Vi använder medlems- och besökarpersonuppgifter för att producera aggregerade dataset, där det inte längre är möjligt att identifiera kunden eller användaren. Till exempel kan vi använda uppgifter för att generera statistik om våra medlemmar och besökare, deras ålder, tränings- och hälsorelaterade status, marknadsföringsmaterial som levereras eller klickas på, eller för att ta fram en demografisk fördelning av besökare på en av våra webbplatser.
9. i) Vi använder uppgifter (inklusive kommunikation med oss) om vi anser det nödvändigt av säkerhetsskäl eller för att undersöka eventuella bedrägerier eller andra överträdelser av vårt användaravtal, allmänna villkor, Xplore Fitness AB:s vid var tid gällande förhållningsregler, policyer, riktlinjer och standarder.
10. på vilken grund samlar vi in uppgifter från dig?

5.1.                    Vår insamling och behandling av dina personuppgifter är en förutsättning för att vi ska kunna marknadsföra, informera om, tillhandahålla och vidareutveckla våra tjänster, produkter eller för att möjliggöra för dig att delta och ta del av den information som denne behöver för att delta i våra aktiviteter, utnyttja vårt gym eller i övrigt utföra våra åtaganden enligt dina önskemål.

5.2.                    Xplore Fitness AB har bedömt att personuppgiftsbehandlingar som genomförs enligt denna Policy är nödvändiga för att:

6. a) vi ska kunna fullgöra våra avtalsförpliktelser gentemot medlemmar, besökare och aktivitetsdeltagare (t.ex. Xplore Fitness allmänna villkor). – Artikel 6.1(b) i EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679.
7. b) vi ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser enligt lag, författningar eller beslut som meddelats med stöd av lag (t.ex. bokföringslagen, m.fl.). – Artikel 6.1(c) i EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679.
8. c) Vi har ett legitimt intresse att behandla medlemmars, besökare och aktivitetsdeltagares personuppgifter i samband med marknadsföringsutskick, tillhandahållande av tjänst- och produktinformation, hantering av medlemsärenden och allmänna förfrågningar om våra tjänster, produkter och aktiviteter m.m. Det är vår bedömning att våra intressen att behandla dina personuppgifter i dessa sammanhang väger tyngre än medlemmars och besökarnas intressen av att vi inte behandlar deras personuppgifter. – Artikel 6(1)(f) i EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

5.3.                    För mer specifik information om genomförda intresseavvägningar och risk- och konsekvensutredningar avseende vår behandling av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på den adress som anges i punkt 11, nedan.

6. Användning av cookies

6.1.                    Enligt lagen (2003:389) om elektronisk kommunikation, senast ändrad genom SFS 2018:366, skall alla som besöker webbsidor informeras om vad cookies används till och samtycka till användandet av dessa.

6.2.                    Vi använder cookies, web beacons och liknande teknik (gemensamt kallade ”Cookies”) för att förbättra webbsidan för användaren eller ge statistik om användandet av sajten i syfte att optimera användarens upplevelse på vår webbplats. Cookies är små textfiler som lagras på besökarens hårdvara (dator) och innehåller textinformation. Xplore Fitness AB sparar ingen personlig information via Cookies, och information om besökaren kan inte spåras av oss via Cookies. En Cookie kan inte heller starta program.

Olika typer av cookies, web beacons

6.3.                    Våra webbsidor använder tre typer av Cookies. Den första typen sparar en fil permanent på besökarens dator, och gör att statistik om hur många som är inne på webbsidan sparas samt vilka webbläsare de använder. Statistiken kan bara utläsas som siffror och kopplas inte ihop med medlemsabonnemang eller motsvarande information. Informationen används för utveckling av webbsidans prestanda.

6.4.                    Den andra typen av Cookies kallas sessionscookies. Under tiden besökaren är inne och surfar på en webbsida, skickas den här typen av cookie mellan besökarens dator och servern för att kunna koppla information, som till exempel vilka förinställningar besökaren har valt på webbsidan. Sessionscookies lagras inte permanent på besökarens dator, utan försvinner när du stänger din webbläsare.

6.5.                    Den tredje typen är en statistikcookie som sätts för att vi skall veta hur många besökare webbsidorna har.

6.6.                    En web beacon är ett litet objekt som läggs till på en webbsida eller e-post och tillåter skaparen att kontrollera om användaren har sett innehållet. Oftast är en web beacon formaterad som en bild och då oftast som en genomskinlig GIF i storlek 1 x 1 pixlar, men det fungerar även att formatera som skript.

Cookiekontroll

6.7.                    Du kan själv ange om du vill acceptera att ta emot Cookies eller inte. De flesta webbläsare tar emot Cookies automatiskt, men det går att ändra inställningarna så att de inte accepterar dem eller ger besökaren ett val om denne vill acceptera eller inte. Om Cookiefunktionen stängs av kommer dock inte webben och våra tjänster och produkter att kunna utnyttjas till fullo.

6.8.                    De flesta webbläsare ger dig möjlighet att blockera alla Cookies. Mer information om hur du ändrar inställningarna avseende Cookies i andra webbläsare finns i hjälpmenyn i webbläsaren.

6.9.                    För mer information om Cookies, vänligen läs Xplore Fitness Cookiepolicy [infoga länk]. Om du har frågor kring Cookies är du välkommen att kontakta oss.

7. vem har tillgång till personuppgifterna?

7.1.                    Vi vidarebefordrar, säljer eller byter aldrig dina personuppgifter till tredje part för marknadsföringsändamål eller ändamål som inte är förenliga med våra tjänster, produkter eller aktiviteter. Uppgifter som vidarebefordras till tredje part används enbart för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster, produkter och aktiviteter, eller för att möjliggöra för dig att utnyttja vårt gym eller delta i de aktiviteter som vi arrangerar.

7.2.                    Det är möjligt att vi behöver dela med oss av personuppgifter när det krävs enligt lag, domstolsprocess eller andra rättsliga processer eller om vi har en presumtion att det är nödvändigt att avslöja informationen för att (1) undersöka, förhindra eller vidta åtgärder vid misstanke eller upptäckt av olagliga aktiviteter eller för att hjälpa offentliga myndigheter; (2) uppfylla våra avtal med medlemmar; (3) skydda våra tjänsters och produkters säkerhet och/eller integritet. Vi kommer att underrätta våra medlemmar och besökare om grunden för delningen av personuppgifterna, i den mån vi inte är rättsligt förhindrade att göra detta.

7.3.                    Vi använder leverantörer inom EU/EES för att genomföra underhåll av våra system, dataanalyser, revision, betalningar, bedrägeribekämpning, marknadsföring och utveckling. Dessa leverantörer kan få tillgång till dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att genomföra dessa uppgifter på våra vägnar och de är skyldiga att inte avslöja eller använda informationen för något annat ändamål. Vi överför inte dina uppgifter till mottagare utanför EU/EES.

7.4.                    Vi kan också komma att dela med oss av personuppgifter som del av en försäljning, fusion eller förändring av vår ägarstruktur eller vid förberedelser inför en sådan förändring. En annan organisation som köper upp oss eller en del av vår verksamhet har rätt att fortsätta använda dessa personuppgifter, men då endast på ett sätt som överensstämmer med denna Policy, såvida kunden eller användaren inte informeras om något annat.

7.5.                    Vår webbsida kan innehålla länkar till och från webbsidor som är våra partners och annonsörers. Om du följer en sådan länk, vänligen notera att våra partners vid var tid gällande integritetspolicyer avseende personuppgiftshantering äger tillämpning och att vi inte är ansvariga för dem.

8. hur länge OCH VAR lagrar vi dina personuppgifter?

8.1.                    Vi sparar endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att kunna leverera våra tjänster och produkter eller i övrigt uppfylla våra förpliktelser gentemot våra medlemmar och besökare. Vi kommer dock inte att behålla dina personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in.

8.2.                    Vi behåller medlemmars personuppgifter efter att de har avslutat sina abonnemang eller sina konton om det är nödvändigt för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser (inklusive på myndighets begäran), följa lagar och förordningar, för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, upprätthålla säkerhet, förebygga bedrägerier och missbruk, uppfylla våra användaravtal eller enligt deras begäran om att vi ska fortsätta kommunicera med de.

8.3.                    De uppgifter vi samlar in från lagras på våra servrar i Örebro, Sverige. Observera att våra leverantörer kan komma att ha tillgång till medlemmars personuppgifter i enlighet med denna Policy, vilket innebär att personuppgifter aldrig överför och bearbetas i ett land utanför EU/ EEA.

9. vilka är dina rättigheter?

9.1.                    För personuppgifter som Xplore Fitness AB är personuppgiftsansvarig ska medlemmar, besökare och aktivitetsdeltagare känna till följande rättigheter:

1. a) Rätten att få tillgång till sina personuppgifter, vilket innebär att de har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör de behandlas och om så är fallet även få tillgång till personuppgifterna (s.k. registerutdrag) och viss ytterligare information om behandlingen.
2. b) I vissa fall rätt att ta del av sina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt tillgängligt och maskinläsbart format samt att utan hinder få uppgifterna överförda från Xplore Fitness AB till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet).
3. c) Rätt till rättelse av sina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga. I vissa fall har de rätt att motsätta sig Xplore Fitness AB:s behandling av deras personuppgifter samt begära rättning eller radering av sina personuppgifter.
4. d) I förekommande fall, om de har lämnat särskilt samtycke till viss behandling, har de alltid rätt att återkalla sitt samtycke.
5. e) När behandling sker med stöd av s.k. intresseavvägning (se punkten 5.2(c) ovan) har de rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen.
6. f) Rätt att när som helst invända mot behandlingen av personuppgifter som avser direktmarknadsföring. Då ska personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.
7. g) Rätt att få sina uppgifter begränsade om de bl.a. bestrider uppgifternas korrekthet, eller om de invänt mot behandlingen enligt ovan, i båda fallen under den tid som Xplore Fitness AB utreder och kontrollerar deras begäran.
8. h) Rätt att när som helst lämna in ett klagomål om Xplore Fitness AB:s behandling av deras personuppgifter eller utövande av sina rättigheter till aktuell tillsynsmyndighet (dvs. Datainspektionen).

9.2.                    Kunder och användare som avser göra gällande någon av sina rättigheter anmodas att kontakta Xplore Fitness AB med sådan begäran (se punkt 11, nedan, för kontaktuppgifter).

10. Säkerhetsinformation

10.1.                 Xplore Fitness AB har implementerat tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som skyddar personuppgifter från oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust eller förändring. Dessa åtgärder skyddar också kundernas och användarnas personuppgifter från obehörig spridning, röjande, missbruk eller andra behandlingar som strider mot gällande rätt.

10.2.                 Vi övervakar regelbundet våra system för att identifiera möjliga sårbarheter och eventuella angrepp. Vi kan dock inte garantera säkerheten för den information som medlemmar, besökare och aktivitetsdeltagare skickar till oss. Det finns ingen garanti för att personuppgifter skyddas från obehörig åtkomst eller röjande, ändring eller förstörelse trots våra vidtagna fysiska, tekniska och administrativa säkerhetsåtgärder.

11. Kontaktuppgifter till Xplore Fitness AB

Har du frågor, synpunkter eller klagomål gällande denna Policy, allmänt om vårt integritetsskydd eller vår IT- och informationssäkerhet, vänligen kontakta oss på:

 

Xplore Fitness AB

(Org. nr. 559079-6529)

Skomaskingatan 6, 702 27 Örebro

E-post: [GDPR@xplorefitness.se]